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Carmen Rezac

Carmen Rezac

Marketing & PR | Immobilienmaklerin

Hausversammlungen: Jetzt digital mit Vulcavo

Vulcavo ist die Komplettlösung für digitale Eigentümerversammlungen und das in Präsenz, hybrid oder online. Die Software bietet viele Vorteile in dem viele manuelle Schritte vollständig automatisiert erledigt werden. Auszählungen, Ergebnisberechnungen sowie Protokolle und die gesamte Nachbereitung passieren auf Knopfdruck, in Sekunden. Wir sind stolz darauf, die erste österreichische Verwaltung zu sein, die diesen Service im Wohnungseigentum bietet.

Egal ob Online, Hybrid oder in Präsenz, unsere Hausversammlungen laufen ab jetzt digital

Was kann Vulcavo?

Mit unserer neuen Lösung Vulcavo wird jeder Schritt der Eigentümerversammlung, egal ob Online, hybrid oder in Präsenz digital mitgedacht. Gehen wir es kurz durch:

Planung & Einladung

Bereits in Casavi wird in einem Vorgang (für Sie Anfrage oder Ticket) die Versammlung zusammen mit Ihnen geplant. Zeit, Versammlungsvariante und ggf. Ort sowie die Tagesordnungspunkte und Punkte zur Beschlussfassung nach ordentlicher oder außerordentlicher Verwaltung werden festgelegt. Anschließend erfolgt die Übertragung der Daten inkl. Stimmrechte (Anteile) zu Vulcavo. Daraufhin wird die Einladung generiert und versandt, inkl. Tagesordnungspunkte und neu dazu: einen persönlichen Einladungscode, sowie Link und Zugangskennwort.

Beginn der Versammlung: Die Anwesenheit

Bereits die Anwesenheit wird nicht mehr per Unterschriftenliste (in Präsenz) gesammelt, sondern bereits über Vulcavo erfasst. So lässt sich auf einen Knopfdruck bestimmen, ob die Liegenschaft mehrstimmig beschlussfähig ist oder nicht. Vollmachten, sowie in der Hybridvariante auch die Online- und Präsenzteilnehmer sind dabei mitgedacht. Für das Partnereigentum gilt bei Online-Zuschaltung: Man darf sich nur mit einem Gerät zuschalten und es müssen beide anwesend sein oder ein Eigentümerpartner die Vollmacht des anderen haben.

Hier geht's zu Vulcavo

Hybride Abstimmung mit Vulcavo

Die Beschlussfassung

Grundsätzlich trennt Vulcavo nach einzelnen Tagesordnungspunkten, das heißt es muss erst ein Punkt abgeschlossen sein, ehe der nächste erfolgt. Gibt es einen Punkt mit Beschlussfassung gibt es zu Anfang natürlich eine Diskussion zum Thema. Wenn sich hierbei herausstellt, dass der vorbereitete Beschluss nicht mehr das widerspiegelt, was sich aus der Diskussion ergeben hat, kann dieser bearbeitet werden. Dann wird’s spannend, die Beschlussfassung beginnt:

Hier können sich Präsenzteilnehmer entweder per Smartphone zuschalten, um digital abzustimmen oder aber die Handzeichen werden von uns als Verwaltung registriert. Und nun das tolle: Sobald alle abgestimmt haben, ist das Ergebnis und die Auswertung, sowohl nach Mehrstimmigkeit (min. über 50% der Gesamtanteile) oder 2/3-Mehrheit der Anwesenden (wobei diese 2/3 gleichzeitig 1/3 der Gesamtanteile sein müssen) sofort verfügbar und kann (in Präsenz mit Beamer), online mit Screensharing angesehen werden. So sieht man sofort, ob der Beschluss zustande gekommen ist oder nicht.

Gerade bei knappen Mehrstimmigkeitsbeschlüssen bzw. nach der neuen Möglichkeit nach Anwesenden ist ein händisches Auszählen der Stimmen äußerst kompliziert und langwierig – bei kleinen aber natürlich hauptsächlich bei großen Liegenschaften. Mit der digitalen Unterstützung fällt die Arbeit einfach weg und Sie haben sofort ein Ergebnis welches auch rechtssicher und gültig ist.

Effizienz bei der Versammlung

Keine manuelle Feststellung der Beschlussfähigkeit, schnellere Auszählung und im Fall der Online-Teilnehmer – egal ob in Hybrid oder reiner Online-Variante keine Anreise: Mit Vulcavo wird die gesamte Versammlung effizienter. Und das spart Zeit. So kann die Versammlung früher geschlossen werden und keine Wohnungseigentümergemeinschaft sitzt mehr bis tief in die Nacht in der Versammlung. Und das ist auch Nachhaltig gut: Auto- und Bahnanreisen werden reduziert und Papier, also händische Stimmzettel werden eingespart. Wenn Sie bereits unseren Casavi-Onlineversand nutzen (d.h. registriert sind und die Kontaktpräferenz online haben) fällt auch das Papier für Einladung und Niederschrift weg. Apropos Niederschrift: Wie sieht es mit der Nachbereitung aus?

 

Abstimmung mit Laptop Vulcavo

Die Niederschrift

Auch bei der Niederschrift der Versammlung nimmt Vulcavo sehr viel Arbeit ab: Die getroffenen Beschlüsse können auf Knopfdruck ausgespuckt werden, die Dokumentation der einzelnen Tagesordnungspunkte der Versammlung, sofern ordentlich bereits geführt ebenfalls. Mit dieser Zeitersparnis haben auch Sie als Wohnungseigentümer*in einen Vorteil: Sie müssen nicht mehr wochenlang auf Ihre Niederschrift warten.

Nachweisbarkeit & Sicherheit

Grundsätzlich ist das digital erfasste Ergebnis der Beschlussfassungen immer rechtssicher. Sollten bei der Stimmenzählung oder danach Zweifel aufkommen, ist klar dokumentiert, wer wann und vor allem wie abgestimmt hat. VULCAVO hat hier einen Zeitstempel in die Erhebung und Auswertung integriert. Die digitale Auswertung bietet, wenn Beschlüsse angefochten werden, eine viel klarere Datenlage, als das in Zeiten manueller Stimmauszählung der Fall war. Rechtlich ist man so auf jeden Fall auf der weitaus sichereren Seite.

Zu den Funktionen von Vulcavo

Geöffnetes Laptop mit einer Plattform zur Abstimmung

Häufige Fragen zum Zugang

Wie komme ich in die Anwendung?

Grundsätzlich erhalten Sie in der Einladung einen persönlichen Einladungscode, sowie Link und Zugangskennwort. Es braucht keine Registrierung und keine App.

Welches Equipment braucht man für die Online Teilnahme?

Grundsätzlich nur ein internetfähiges Endgerät (Laptop, Tablet, theoretisch auch Smartphone) mit funktionierender Kamera und Mikrofon.

Wie funktioniert die Online-Teilnahme in Hybridversammlungen?

Während des Events ist man über seinen Desktop live dabei, wird von den Teilnehmern vor Ort über Leinwand gesehen und gehört, wenn man etwas beitragen möchte. Die Stimmabgabe läuft dann über den digitalen Stimmzettel auf dem eigenen Desktop. Letztlich kann nichts schiefgehen und man muss nicht technikaffin sein, sofern man Webcam und Mikrofon bedienen kann, bekommt man den Rest leicht hin. Das Programm ist selbsterklärend und zeigt immer den nächsten logischen Schritt an.

Wie funktioniert die Stimmabgabe in Präsenz?

In der Präsenzveranstaltung kann mit den Einladungsdaten entweder per Smartphone abgestimmt werden oder es können auch Handzeichen von uns manuell registriert werden, wenn Sie sich in der Smartphone-Bedienung sehr unsicher sind oder aber keines besitzen.

Wer entscheidet über Online, hybrid oder Präsenz?

Ganz einfach: Sie als Wohnungseigentümergemeinschaft. Dies wird vorab in einem eigenen Vorgang (bzw. Anfrage) in Casavi besprochen. Sind nicht alle Wohnungseigentümer*innen registriert, gibt es aber auf jeden Fall die Möglichkeit zur Präsenz (oder hybrid). In dieser Versammlung kann auch schon über die Art der nächsten Versammlung diskutiert werden.

Was muss ein Veranstaltungsort für hybride Versammlungen mitbringen?

Zumindest die Möglichkeit zur Aufstellung eines Beamers, also eine Leinwand oder weiße Wand zum projizieren. Alles weitere, wie Beamer, Mikro für den Verwalter, Mikro für den Sprechenden und Kameras können wir mitbringen.

Video/Audio und DSGVO?

Da weder Video, noch Audio der Versammlung (egal ob online oder hybrid) gespeichert werden und es sich um eine geschlossene Veranstaltung der Wohnungseigentümergemeinschaft handelt, gibt es keinerlei Probleme mit dem Datenschutz. Weiters werden im Unterschied zu Zoom oder Google Meet als Videokonferenzlösungen alle Stammdaten der Teilnehmer*innen ausschließlich auf europäischen Servern gespeichert.

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Kurz zusammengefasst

Mit Vulcavo nutzen wir als erste österreichische Verwaltung das digitale Potenzial von Eigentümerversammlungen, egal ob gänzlich online, in Präsenz oder hybrid. Überzeugen Sie sich jetzt von der Lösung.

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