Hausverwaltung wechseln - so geht's

Egal ob die Liegenschaft schon eine Hausverwaltung bestellt hat oder nicht, Grundlage ist in jedem Fall der Verwaltervertrag. Im Wohnungseigentum wird der Verwaltervertrag mit der Eigentümergemeinschaft geschlossen, im Mietshaus mit dem/der Alleineigentümer*in oder den ideellen Miteigentümern. Geht es also um den Verwalterwechsel, muss zunächst der bereits geschlossene Verwaltervertrag gekündigt werden:

Kündigung eines Verwaltungsvertrags

Wird der Verwaltungsvertrag auf unbestimmte Zeit geschlossen, dass dieser sowohl von der Eigentümergemeinschaft/dem der Eigentümer im Mietshaus als auch von der Hausverwaltung jährlich unter Einhaltung einer dreimonatigen Kündigungsfrist zum Ende einer Abrechnungsperiode (d.h. zum 31.12.) gekündigt werden. Das Kündigungsschreiben muss also bis 30.9. eingehen.

Wird der Verwaltungsvertrag auf bestimmte, mehr als 3jährige Zeit abgeschlossen, kann dieser erstmals nach 3 Jahren ebenfalls nach denselben Bedingungen (bis 31.12. mit 3 Monaten Kündigungsfrist) gekündigt werden. Wurde der Verwaltungsvertrag auf bestimmte Zeit geschlossen und stillschweigend verlängert, gilt das als Verlängerung auf unbestimmte Zeit.

Im Wohnungseigentum ist die Kündigung des Verwaltungsvertrags eine Maßnahme der ordentlichen Verwaltung, das heißt die Mehrheit aller Wohnungseigentümer*innen nach Nutzwertanteilen muss zustimmen. In der Mietshausverwaltung mit mehreren ideellen Miteigentümer*innen ist das die Mehrheit dieser nach Quote. Das heißt für die Kündigung der Verwaltung muss eine Unterschriftenliste an die derzeitige Hausverwaltung innerhalb der Frist (d.h. bis 30.9.) übersendet werden. Hier empfiehlt sich ein Einschreiben um zu garantieren, dass die Hausverwaltung die Kündigung auch fristgerecht erhalten hat.

Bei Verwaltung von Wohnungseigentumsobjekten müssen Name und Anschrift des Verwalters im Grundbuch ersichtlich gemacht werden. Nach Auflösung eines Verwaltungsvertrages muss die Löschung veranlasst werden.

Genauso wie die Kündigung der alten Hausverwaltung ist auch die Bestellung der neuen Hausverwaltung im Wohnungseigentum eine Maßnahme der ordentlichen Verwaltung d.h. auch hierfür braucht es die Mehrheit nach Nutzwertanteilen. Wird die alte Hausverwaltung zum Jahresende gekündigt, empfiehlt es sich, sich frühzeitig um Ersatz umzusehen, da Eigentümergemeinschaften und auch Eigentümer*innen im Mietshaus sonst Gefahr laufen, am Jahresanfang ohne Verwaltung dazustehen.

Weiters mit bedacht werden sollte, dass die neue Hausverwaltung zwar erst zum Jahresanfang als Beginn der neuen Abrechnungsperiode tätig wird, jedoch bis zum 31.12. auch die Vorausschau und neue monatliche Vorschreibung zu legen ist. Damit die neue Hausverwaltung all dies einrichten kann (inkl. Organisation aller Unterlagen von der Vorverwaltung), sollte sie zumindest bis Mitte November/Anfang Dezember bestellt sein. Weiters wichtig ist, dass für die Abrechnung des laufenden Jahres bis 30.6. des Folgejahres noch die ehemalige Verwaltung zuständig ist. Die eingehobenen Gelder auf dem Girokonto und die Rücklage müssen allerdings zumindest durch Akontozahlungen von der neuen Hausverwaltung bis Jahresende übernommen werden (auf ein Treuhand oder Anderkonto), um den Zahlungsverpflichtungen der Eigentümergemeinschaft/des Hauseigentümers nachkommen zu können, um also handlungsfähig zu sein.

Bevollmächtigung der Verwaltung

Neben dem Abschluss des Verwaltervertrags braucht es noch zusätzlich die sogenannte Bevollmächtigung. Damit wird der/die Hausverwalter*in zum/zur Stellvertreter*in der Wohnungseigentümergemeinschaft bzw. des/der Hauseigentümer*in im Mietshaus. Die Verwaltung kann damit im Namen und Auftrag, sowie auf Rechnung der Eigentümergemeinschaft/des Hauseigentümers tätig werden. Werden Dritte durch Verträge verpflichtet, wirkt dies als ob die Wohnungseigentümergemeinschaft oder der/die Hauseigentümer*in den Vertrag selbst abgeschlossen hätten. Schlussendlich müssen also 2 Punkte unterschrieben werden, um eine neue Hausverwaltung zu bestellen:

• Der Verwaltervertrag
• und die Bevollmächtigung der Hausverwaltung

Im Wohnungseigentum braucht es hierfür die Zustimmung/Unterschrift von min. 50 % der Nutzwertanteile. Zusätzlich braucht es noch die Zustimmung zur Datenschutzerklärung gem. DSGVO.

Aus wichtigen Gründen kann ein Verwaltungsvertrag jederzeit von der Eigentümergemeinschaft gekündigt werden. Bei grober Pflichtverletzung durch den/die Verwalter*in kann der Vertrag auf Antrag eines/einer Wohnungseigentümers/in vom Gericht aufgelöst werden. Dieser Leistungsumfang ist im Wohnungseigentumsgesetz sehr genau geregelt, im Mietshaus oder bei sonstigen Liegenschaften jedoch nicht, daher sind grobe Pflichtverletzungen im Wohnungseigentum gerichtlich leichter durchzusetzten. Allerdings gehört so manches nicht zu grober Pflichtverletzung wie z.B. wenn 1x die Abrechnung nicht bis 30.6. gelegt wird, wenn einmal die verpflichtende Eigentümerversammlung nicht abgehalten wird. Das sind noch keine Gründe für grobe Pflichtverletzungen. Alles andere gilt es im Einzelfall durch das Gericht zu prüfen.