Hausverwaltung: Aufgaben, Rechte und Pflichten

In einer Liegenschaft gibt es mehrere Wohnungseigentümer. Alle zusammen bilden die sogenannte Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG), die lt. Recht eine juristische Person ist. Eine juristische Person kann allerdings nicht selbst handeln, sondern sie braucht Vertreter, die in ihrem Namen auftreten. Auch die Wohnungseigentümergemeinschaft braucht – um nach außen hin auftreten zu können, um Verträge zu schließen oder sie zu kündigen, um also überhaupt handeln zu können – einen Vertreter, der für sie, in ihrem Namen handelt.
Dieser Vertreter kann die Wohnungseigentümergemeinschaft allerdings nur in Angelegenheiten der Verwaltung der Liegenschaft vertreten, also in Verwaltungshandlungen, die im Innenverhältnis gegenüber der WEG nach ordentlicher und außerordentlicher Verwaltung getrennt ist. Für diese Aufgabe ist eine Hausverwaltung zuständig – Wohnungseigentümergemeinschaften werden vertreten. Kunde der Hausverwaltung im Wohnungseigentum ist also nie der einzelne Wohnungseigentümer, sondern die Gemeinschaft als Ganzes. Darum sind auch Verfügungshandlungen, wie etwa das Änderungsrecht im Wohnungseigentum nicht Aufgabe der Verwaltung.

Wie bereits erwähnt ist die Hausverwaltung im Wohnungseigentum die Interessensvertretung der Wohnungseigentümergemeinschaft. Als Vertretung des einzelnen Miteigentümers dient sie nur im Umfang ihrer Befugnisse als Hausverwaltung. Sie repräsentiert die Gemeinschaft als juristische Person (am ehesten zu vergleichen mit einer Gesellschaft nach bürgerlichem Recht) mit Sonderstatus nach außen. Nachdem also die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Rechte erwerben und Pflichten auferlegt bekommen kann (Aktiv- und Passivlegitimation), ist die Verwaltung die Repräsentantin der „Firma Eigentümergemeinschaft Liegenschaft…“.

Das betrifft im speziellen die Vertretung der Gemeinschaften vor Behörden und sonstigen Einrichtungen, im Behördenverfahren somit ebenso wie bei der Vertretung vor Gericht, wenn z.B. Schadenersatzansprüche an der Gemeinschaft gestellt werden (Dachlawine trifft einen Passanten oder ein Auto, der Passant verletzt sich aufgrund mangelnden Winterdiensts usw.). Hier hat die Hausverwaltung umfangreiche sogenannte Obsorgeverpflichtungen und die Gemeinschaft kann sich an die Verwaltung schadlos halten, wenn aufgrund einer Verletzung der Obsorge Haftungsansprüche an die Gemeinschaft gestellt werden (Regressverfahren).

Im Innenverhältnis hat die Hausverwaltung eine Weisungsbindung (d.h. sie darf nur das tun, was die Eigentümergemeinschaft beschließt) gegenüber der Gemeinschaft, aber nur für Weisungen, die nicht den wohnrechtlichen Bestimmungen zuwiderlaufen. In einer Vielzahl von Entscheidungen hat sie jedoch ohne weitere Weisung Maßnahmen zu setzen. Beispielhaft ist da die Organisation des Winterdienstes zu nennen. Eine Weisung, keine Erhaltungsmaßnahmen zu setzen, und dringende Reparaturen usw. hinauszuzögern, ist schlichtweg unzulässig, auch dann, wenn sich alle Eigentümer einig sind.

Grundsätzlich sind alle Pflichten der Verwaltung im § 20 WEG definiert. Daher gehen wir hier die einzelnen Unterpunkte chronologisch durch:

Weisungsgebundenheit & Gesetzeswidrigkeit

(1) Der Verwalter ist verpflichtet, die gemeinschaftsbezogenen Interessen aller Wohnungseigentümer zu wahren und Weisungen der Mehrheit der Wohnungseigentümer zu befolgen, soweit diese nicht gesetzwidrig sind. Dem Verwalter steht die Verwaltung der Liegenschaft und dabei insbesondere auch die nach außen unbeschränkbare Vertretung der Eigentümergemeinschaft zu; im Rahmen dieser Vertretung ist er auch zur Bestellung eines berufsmäßigen Parteienvertreters befugt.

Vorausschau für das nächste Jahr

(2) Der Verwalter hat den Wohnungseigentümern bis spätestens zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode auf die in § 24 Abs. 5 beschriebene Weise eine Vorausschau zur Kenntnis zu bringen, in der die in absehbarer Zeit notwendigen, über die laufende Instandhaltung hinausgehenden Erhaltungsarbeiten und die in Aussicht genommenen Verbesserungsarbeiten, die dafür erforderlichen Beiträge zur Rücklage sowie die sonst vorhersehbaren Aufwendungen, vor allem die Bewirtschaftungskosten, und die sich daraus ergebenden Vorauszahlungen bekannt zu geben sind.

Betriebskostenabrechnung

(3) Der Verwalter hat den Wohnungseigentümern nach den Regelungen des § 34 eine ordentliche und richtige Abrechnung sowie gegebenenfalls nach den Regelungen des Heizkostenabrechnungsgesetzes die Abrechnung über die Heiz- und Warmwasserkosten zu legen.

Energieausweis

(3a) Soweit nichts anderes vereinbart oder beschlossen wird, hat der Verwalter dafür zu sorgen, dass ein höchstens zehn Jahre alter Energieausweis nach § 2 Z 3 EAVG für das gesamte Gebäude vorhanden ist, und jedem Wohnungseigentümer auf Verlangen und gegen Ersatz der Kopierkosten eine Ablichtung desselben zur Verfügung zu stellen.

Naheverhältnis & größere Verbesserungsarbeiten

(4) Beabsichtigt der Verwalter den Abschluss eines Rechtsgeschäfts mit einer Person, die mit ihm durch ein familiäres oder wirtschaftliches Naheverhältnis verbunden ist, so hat er die Wohnungseigentümer auf dieses Naheverhältnis hinzuweisen. Der Verwalter hat für Erhaltungsarbeiten, die über die laufende Instandhaltung hinausgehen, und für größere Verbesserungsarbeiten mindestens drei Angebote einzuholen. Wenn für solche Arbeiten eine Kreditfinanzierung in Aussicht genommen ist, kann der Verwalter den Wohnungseigentümern die unmittelbare Zahlung des auf ihren Miteigentumsanteil entfallenden Teils der an sich erforderlichen Kreditsumme ermöglichen. Macht ein Wohnungseigentümer von dieser Möglichkeit Gebrauch, so sind die Aufwendungen für die – dadurch vermindert notwendige – Kreditfinanzierung ausschließlich von den anderen Wohnungseigentümern zu tragen.

(5) Der Verwalter hat rückständige Zahlungen eines Wohnungseigentümers auf die Aufwendungen für die Liegenschaft einzumahnen und nötigenfalls Klage nach § 27 Abs. 2 binnen der dort genannten Frist zu erheben und die Anmerkung der Klage zu beantragen.

(6) Der Verwalter hat alle die Eigentümergemeinschaft betreffenden Ein- und Auszahlungen entweder über ein für jeden Wohnungseigentümer einsehbares Eigenkonto der Eigentümergemeinschaft oder über ein ebenso einsehbares Anderkonto durchzuführen.

(7) Der Verwalter hat auf Verlangen jedem Wohnungseigentümer Auskunft über den Inhalt des Verwaltungsvertrags, besonders über die Entgeltvereinbarungen und den Umfang der vereinbarten Leistungen, und im Fall einer schriftlichen Willensbildung (§ 24 Abs. 1) über das Stimmverhalten der anderen Wohnungseigentümer zu geben.

(10) Wenn der Verwalter seine Pflichten grob verletzt, kann die Eigentümergemeinschaft – neben allfälligen Schadenersatzansprüchen – auch eine Herabsetzung des mit dem Verwalter vereinbarten Entgelts nach Maßgabe der mit dem Pflichtverstoß einhergehenden Minderung des Nutzens aus der Verwaltertätigkeit verlangen.