Grundsätzlich sind alle Pflichten der Verwaltung im § 20 WEG definiert. Daher gehen wir hier die einzelnen Unterpunkte chronologisch durch:
Weisungsgebundenheit & Gesetzeswidrigkeit
(1) Der Verwalter ist verpflichtet, die gemeinschaftsbezogenen Interessen aller Wohnungseigentümer zu wahren und Weisungen der Mehrheit der Wohnungseigentümer zu befolgen, soweit diese nicht gesetzwidrig sind. Dem Verwalter steht die Verwaltung der Liegenschaft und dabei insbesondere auch die nach außen unbeschränkbare Vertretung der Eigentümergemeinschaft zu; im Rahmen dieser Vertretung ist er auch zur Bestellung eines berufsmäßigen Parteienvertreters befugt.
Gesetzeswidrig ist etwa, keine Instandhaltungsrücklage zu bilden, verpflichtende Maßnahmen zur Objektsicherheit nicht umzusetzen (dies in der Verbindung mit der Richtlinie ÖNORM B1300), keinen Energieausweis zu erstellen, etc. Zusammengefasst kann man sagen, dass alles, was im Katalog der ordentlichen Verwaltung angeführt ist, auch so umgesetzt werden muss.
Vorausschau für das nächste Jahr
(2) Der Verwalter hat den Wohnungseigentümern bis spätestens zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode auf die in § 24 Abs. 5 beschriebene Weise eine Vorausschau zur Kenntnis zu bringen, in der die in absehbarer Zeit notwendigen, über die laufende Instandhaltung hinausgehenden Erhaltungsarbeiten und die in Aussicht genommenen Verbesserungsarbeiten, die dafür erforderlichen Beiträge zur Rücklage sowie die sonst vorhersehbaren Aufwendungen, vor allem die Bewirtschaftungskosten, und die sich daraus ergebenden Vorauszahlungen bekannt zu geben sind.
Die Vorausschau mit der jährlich neuen monatlichen Vorauszahlung erhalten Sie bis 1.1. des nächsten Jahres, in unserem Fall in unserem Online Portal oder per Post und noch zusätzlich per E-Mail.
Betriebskostenabrechnung
(3) Der Verwalter hat den Wohnungseigentümern nach den Regelungen des § 34 eine ordentliche und richtige Abrechnung sowie gegebenenfalls nach den Regelungen des Heizkostenabrechnungsgesetzes die Abrechnung über die Heiz- und Warmwasserkosten zu legen.
Dazu der Hinweis, dass die Abrechnung nach Heizkostengesetz verpflichtend ist: in Gebäuden und wirtschaftlichen Einheiten mit mindestens vier Nutzungsobjekten, die durch eine gemeinsame Wärmeversorgungsanlage mit Wärme versorgt werden & mit Vorrichtungen zur Ermittlung der Verbrauchsanteile ausgestattet sind oder nach den Bestimmungen des HeizKG, nach anderen Rechtsvorschriften oder auf Grund vertraglicher Verpflichtungen auszustatten sind.
Energieausweis
(3a) Soweit nichts anderes vereinbart oder beschlossen wird, hat der Verwalter dafür zu sorgen, dass ein höchstens zehn Jahre alter Energieausweis nach § 2 Z 3 EAVG für das gesamte Gebäude vorhanden ist, und jedem Wohnungseigentümer auf Verlangen und gegen Ersatz der Kopierkosten eine Ablichtung desselben zur Verfügung zu stellen.
Der Energieausweis ist daher verpflichtend auf Kosten der Wohnungseigentümergemeinschaft anzufertigen, sofern nichts anderes beschlossen wird (ordentliche Verwaltung).
Naheverhältnis & größere Verbesserungsarbeiten
(4) Beabsichtigt der Verwalter den Abschluss eines Rechtsgeschäfts mit einer Person, die mit ihm durch ein familiäres oder wirtschaftliches Naheverhältnis verbunden ist, so hat er die Wohnungseigentümer auf dieses Naheverhältnis hinzuweisen. Der Verwalter hat für Erhaltungsarbeiten, die über die laufende Instandhaltung hinausgehen, und für größere Verbesserungsarbeiten mindestens drei Angebote einzuholen. Wenn für solche Arbeiten eine Kreditfinanzierung in Aussicht genommen ist, kann der Verwalter den Wohnungseigentümern die unmittelbare Zahlung des auf ihren Miteigentumsanteil entfallenden Teils der an sich erforderlichen Kreditsumme ermöglichen. Macht ein Wohnungseigentümer von dieser Möglichkeit Gebrauch, so sind die Aufwendungen für die – dadurch vermindert notwendige – Kreditfinanzierung ausschließlich von den anderen Wohnungseigentümern zu tragen.
Wie sich herauslesen lässt, betrifft die Verpflichtung zur Legung von 3 Angeboten nur Erhaltungsarbeiten, die über die laufende Instandhaltung hinausgehen und für größere Verbesserungsarbeiten.
Mahnungen & Klagsanträge für säumige Wohnungseigentümer
(5) Der Verwalter hat rückständige Zahlungen eines Wohnungseigentümers auf die Aufwendungen für die Liegenschaft einzumahnen und nötigenfalls Klage nach § 27 Abs. 2 binnen der dort genannten Frist zu erheben und die Anmerkung der Klage zu beantragen.
(6) Der Verwalter hat alle die Eigentümergemeinschaft betreffenden Ein- und Auszahlungen entweder über ein für jeden Wohnungseigentümer einsehbares Eigenkonto der Eigentümergemeinschaft oder über ein ebenso einsehbares Anderkonto durchzuführen.
Wir verwenden nur Eigenkonten lautend auf die Eigentümergemeinschaft
Information zu Verwaltervertrag & Beschlüssen, sowie Weitergabe von Daten
(7) Der Verwalter hat auf Verlangen jedem Wohnungseigentümer Auskunft über den Inhalt des Verwaltungsvertrags, besonders über die Entgeltvereinbarungen und den Umfang der vereinbarten Leistungen, und im Fall einer schriftlichen Willensbildung (§ 24 Abs. 1) über das Stimmverhalten der anderen Wohnungseigentümer zu geben.
(8) Weiters hat der Verwalter jedem Wohnungseigentümer, der dies zur Verständigung der anderen Wohnungseigentümer im Zusammenhang mit der Ausübung von Rechten und Gestaltungsmöglichkeiten, die sich aus dem Wohnungseigentum ergeben, von ihm verlangt, Auskunft über die Namen und die Zustellanschriften der anderen Wohnungseigentümer zu geben; E-Mail-Adressen dürfen nur mit der Einwilligung des betreffenden Wohnungseigentümers mitgeteilt werden. Der Wohnungseigentümer darf die mitgeteilten Daten ausschließlich für die genannten Verständigungszwecke verwenden. Ein Wohnungseigentümer kann dem Verwalter die Weitergabe seiner Zustellanschrift nur dann untersagen, wenn er ihm gleichzeitig eine andere inländische Anschrift oder eine E-Mail-Adresse bekannt gibt, über die er verständigt und die an andere Wohnungseigentümer weitergegeben werden kann.
Ergebnisse aus Beschlussfassungen veröffentlichen wir aus DSGVO-Gründen nur nach Anteilen dafür/dagegen. Verlangen Sie eine Einsichtnahme auf das genaue Stimmverhalten, sind wir an die DSGVO nicht mehr gebunden und können Ihnen dieses dann erst mitteilen. Auch die Anschrift der anderen Wohnungseigentümer*innen können wir erst dann weitergeben, wenn dies von einem Wohnungseigentümer verlangt wird., bzw. im Fall der E-Mail-Adresse nur dann, wenn der betroffene Wohnungseigentümer zustimmt.
Beschränkung der Pflichten
(9) Die dem Verwalter als Machthaber nach dem 22. Hauptstück des Zweiten Teils des ABGB auferlegten Verbindlichkeiten können weder aufgehoben noch beschränkt werden.
Insofern ist es leider gesetzlich auch nicht möglich, auf Wunsch der Eigentümer nur die “Buchhaltung” zu übernehmen, nicht aber die laufende Verwaltung.
Grobe Pflichtverletzung
(10) Wenn der Verwalter seine Pflichten grob verletzt, kann die Eigentümergemeinschaft – neben allfälligen Schadenersatzansprüchen – auch eine Herabsetzung des mit dem Verwalter vereinbarten Entgelts nach Maßgabe der mit dem Pflichtverstoß einhergehenden Minderung des Nutzens aus der Verwaltertätigkeit verlangen.
Hier gibt es einige gerichtliche Entscheidungen, was zur groben Pflichtverletzung gehört. Im Anlassfall geben wir Ihnen gerne Auskunft darüber, ob eine Pflichtverletzung schon als grob gewertet werden kann oder nicht. Das zu späte Legen von Abrechnungen oder Vorausschauen, sowie die nicht Einberufung einer Hausversammlung (innerhalb des gesetzlichen 2-Jahres-Rythmus) allein reicht jedenfalls nicht aus.