Die Betriebskostenabrechnung muss innerhalb von 6 Monaten nach Ablauf der Abrechnungsperiode versendet werden, das heißt bis zum 30.6. des Folgejahres. Sie enthält eine Aufstellung der tatsächlich angefallenen Kosten (und eingenommenen Erträge) der Liegenschaft, die den monatlich eingezahlten Vorschreibungsbeträgen der einzelnen Wohnungseigentümer*innen gegenübergestellt werden, ist also eine einfache Einnahmen-/Ausgabenrechnung.
Die Abrechnungsperiode ist immer das Kalenderjahr. Eine davon abweichende Abrechnungsperiode kann entweder durch schriftliche Vereinbarung aller Wohnungseigentümer oder auf Antrag eines Wohnungseigentümers aus wichtigen Gründen durch das Gericht festgesetzt werden (wie dies funktioniert ist in einem separaten Beitrag geschildert). Durch den Wechsel eines/r Wohnungseigentümer*in, also beim Verkauf wird die Abrechnungsperiode nicht berührt, wie die Kosten zwischen altem und neuem Eigentümer aufgeteilt werden, dazu später mehr.
Die Abrechnung wird grundsätzlich unterteilt in eine allgemeine Abrechnung, welche die gesamten Einnahmen und Ausgaben der Liegenschaft beinhaltet, und eine Anteilsabrechnung, welche wiedergibt, welchen Anteil der Kosten die einzelnen Wohnungseigentumsobjekte zu tragen haben. Somit ergibt sich für jede/n Wohnungseigentümer*in verglichen mit den bezahlten monatlichen Vorschreibungsbeträgen entweder ein Guthaben oder eine Nachzahlung je Wohnungseigentumsobjekt. Die allgemeine Abrechnung muss am Hausanschlag angebracht werden, die gesamte Abrechnung muss an die einzelnen Wohnungseigentümer*innen schriftlich versandt werden. Dies kann entweder an die Anschrift des Wohnungseigentumsobjekts oder an eine andere bekannte inländische Anschrift erfolgen. Auch die elektronische Übermittlung (z.B. per E-Mail, über ein Kundenportal) ist erlaubt. Rein rechtlich muss also eine Abrechnung per Post nicht an eine ausländische Anschrift verschickt werden.