Eine der Hauptaufgaben in der Hausverwaltungsbuchhaltung ist das Legen der jährlichen Betriebskostenabrechnung. Auf den ersten Blick kann diese gerade für Laien schwierig zu verstehen sein. Was gibt es also alles bei der Abrechnung zu beachten? Wir klären auf.
Die Betriebskostenabrechnung muss innerhalb von 6 Monaten nach Ablauf der Abrechnungsperiode versendet werden, das heißt bis zum 30.6. des Folgejahres. Sie enthält eine Aufstellung der tatsächlich angefallenen Kosten (und eingenommenen Erträge) der Liegenschaft, die den monatlich eingezahlten Vorschreibungsbeträgen der einzelnen Wohnungseigentümer*innen gegenübergestellt werden, ist also eine einfache Einnahmen-/Ausgabenrechnung.
Die Abrechnungsperiode ist immer das Kalenderjahr. Eine davon abweichende Abrechnungsperiode kann entweder durch schriftliche Vereinbarung aller Wohnungseigentümer oder auf Antrag eines Wohnungseigentümers aus wichtigen Gründen durch das Gericht festgesetzt werden (wie dies funktioniert ist in einem separaten Beitrag geschildert). Durch den Wechsel eines/r Wohnungseigentümer*in, also beim Verkauf wird die Abrechnungsperiode nicht berührt, wie die Kosten zwischen altem und neuem Eigentümer aufgeteilt werden, dazu später mehr.
Die Abrechnung wird grundsätzlich unterteilt in eine allgemeine Abrechnung, welche die gesamten Einnahmen und Ausgaben der Liegenschaft beinhaltet, und eine Anteilsabrechnung, welche wiedergibt, welchen Anteil der Kosten die einzelnen Wohnungseigentumsobjekte zu tragen haben. Somit ergibt sich für jede/n Wohnungseigentümer*in verglichen mit den bezahlten monatlichen Vorschreibungsbeträgen entweder ein Guthaben oder eine Nachzahlung je Wohnungseigentumsobjekt. Die allgemeine Abrechnung muss am Hausanschlag angebracht werden, die gesamte Abrechnung muss an die einzelnen Wohnungseigentümer*innen schriftlich versandt werden. Dies kann entweder an die Anschrift des Wohnungseigentumsobjekts oder an eine andere bekannte inländische Anschrift erfolgen. Auch die elektronische Übermittlung (z.B. per E-Mail, über ein Kundenportal) ist erlaubt. Rein rechtlich muss also eine Abrechnung per Post nicht an eine ausländische Anschrift verschickt werden.
Zu allen angefallenen Kosten gibt es natürlich Belege. Mit der Legung der Abrechnung geht also weiters die Pflicht einher, Wohnungseigentümer*innen in geeigneter Weise Einsicht in die Belege zu geben. Dies kann auch durch einen Datenträger erfolgen. Sollten Kopien der Belege gewünscht sein, müssen diese gegen Ersatz der Kopiekosten angefertigt werden.
In unserem Fall laden wir alle Belege mit der Legung der Abrechnung in unser Kundenportal hoch und Sie haben jederzeit mit vorheriger Terminvereinbarung die Möglichkeit in unserem Büro Einsicht in die Belege zu erhalten.
Grundsätzlich werden alle Aufwendungen für die Liegenschaft, auch die Beiträge zur Rücklage nach Miteigentumsanteilen aufgeteilt. In Kurzzusammenfassung hat jedes Wohnungseigentumsobjekt eine bestimmte Anzahl von Anteilen im Vergleich zu den Gesamtanteilen der Liegenschaft, welche im Grundbuch festgeschrieben ist (mehr dazu aber im Beitrag Nutzwert & Parifizierung). Heißt im Klartext: Es muss immer für alles mitgezahlt werden, egal ob selbst genutzt oder nicht.
Hier ein paar Beispiele:
Es gibt aber wie so oft Ausnahmen von dieser Regel.
Es besteht für jede Liegenschaft die Möglichkeit, etwas anderes als die oben genannte Regel festzulegen. Beispielsweise kann man einen abweichenden Aufteilungsschlüssel festelegen, damit Kosten anders als nach Anteilen aufgeteilt werden oder aber eine abweichende Abrechnungseinheit, sodass Kosten nur bestimmte Wohnungseigentumsobjekte betreffen, nicht aber alle. Damit dies möglich ist, braucht es einen einstimmigen Beschluss (d.h. alle Wohnungseigentümer*innen müssen zustimmen) in Schriftform. Weiters braucht es für die Rechtswirksamkeit die Anmerkung im Grundbuch. Danach gilt die abweichende Kostenverteilung frühestens für die nächste Abrechnungsperiode. Sie sehen, es ist ein recht mühsames Prozedere.
Wenn einzelne Aufwendungen vom Verbrauch abhängig sind und die Anteile der Wohnungseigentumsobjekte am Gesamtverbrauch mit wirtschaftlich vernünftigem Kostenaufwand durch Messvorrichtungen ermittelt werden können, können die Wohnungseigentümer mit einer Mehrheit von 2/3 der Anteile eine Aufteilung dieser Aufwendungen nach den Verbrauchsanteilen festlegen. Dies ist standardmäßig bei Kosten wie Heizkosten, Warmwasser und Kaltwasser möglich. Mit diesem Beschluss muss jede/r Wohnungseigentümer*in die Erfassung der Verbrauchsanteile in seinem/ihrem Objekt dulden. Achtung, hier kommt wiederum das Heizkostenabrechnungsgesetz (HeizKG) zur Anwendung, welches eine standardmäßige Aufteilung der Verbrauchskosten festschreibt, sofern nichts anderes durch einen solchen 2/3-Beschluss vereinbart ist. Wie die Aufteilung nach Heizkostenabrechnungsgesetz funktioniert, finden Sie im separaten Artikel. Gibt es also Messvorrichtungen zur Verbrauchsermittlung von Heizkosten, Warmwasser und Kaltwasser, so sind diese strikt nach HeizKG aufzuteilen, außer ein 2/3-Beschluss sieht eine andere Aufteilung vor.
Hier können die Energiekosten pauschal z.B. durch Münzautomaten, aufladbare Wertkarten eingehoben werden, sofern sie dem/der Benützer*in der Anlage zugewiesen werden können. Die Entgelte sind wiederum als Einnahmen in der Abrechnung auszuweisen.
Gibt es bereits eine abweichende Kostenverteilung oder Abrechnungseinheit und hat sich die Nutzungsmöglichkeit seit der Vereinbarung wesentlich geändert, so kann der Aufteilungsschlüssel auf Antrag eines/r Wohnungseigentümer*in neu festgelegt werden.
Hat die Liegenschaft mehr als 50 Wohnungseigentumsobjekte oder eine gesondert abzurechnende Anlage, wie etwa eine Waschküche, ein Personenaufzug oder eine gemeinsame Wärmeversorgungsanlage, kann das Gericht auf Antrag eines/r Wohnungseigentümer*in eine abweichende Abrechnungseinheit hierfür festlegen.
Grundsätzlich gilt bei all diesen Möglichkeiten immer, dass es dazu eine entsprechende Anmerkung im Grundbuch braucht, schließlich soll Käufer*innen die Konsequenz transparent vermittelt werden. Weiters gelten solche Änderungen frühestens ab der nächsten Abrechnungsperiode.
Alle Erträge aus einem Wohnungseigentumsobjekt stehen dem/der Wohnungseigentümer*in allein zu wie z.B. Vermietung. Alle Erträge aus allgemeinen Teilen der Liegenschaften wiederum stehen allen Wohnungseigentümer*innen im Verhältnis zu Ihren Anteilen zu. Ist eine abweichende Kostenverteilung für die Errichtung allgemeiner Teile der Liegenschaft vorgesehen z.B. für den Betrieb- & Einbau einer Waschküche oder Sauna, kann auch einstimmig vereinbart werden, dass die Erträge daraus aus demselben Schlüssel verteilt werden. Mögliche gemeinsame Erträge können sein:
Die Instandhaltungsrücklage dient grundsätzlich zur Vorsorge künftiger Aufwendungen. Mit der Betriebskostenabrechnung wird also immer auch gleichzeitig die Rücklage abgerechnet. Also die Aufwendungen der durch die Rücklage bezahlten Beträge z.B. Kosten für thermische Sanierung oder energietechnische Verbesserung dem eingehobenen Betrag gegenübergestellt. Am Ende der Rücklagenabrechnung ist der aktuelle Stand per 31.12. zu finden.
Eine Nachzahlung ergibt sich hier nur dann, wenn der/die Wohnungseigentümer*in den monatlichen Anteil der Mindestrücklage (oder vereinbarten höheren Rücklage) nicht bezahlt hat oder aber die Rücklage aufgrund einer Sanierung etc. gänzlich aufgebraucht ist. In letzterem Fall besteht die Möglichkeit zur Aufnahme eines Darlehens „zur Deckung der durch die Rücklage nicht gedeckten Kosten einer in längeren als einjährigen Abständen wiederkehrenden Arbeit zur ordnungsgemäßen Erhaltung“ im Rahmen der ordentlichen Verwaltung.
Wie erwähnt besteht die Abrechnung aus einem allgemeinen Teil und einer Anteilsabrechnung für die einzelnen Wohnungseigentumsobjekte. Aus letzterem ergibt sich schlussendlich ein Guthaben für den/die Wohnungseigentümer*in oder eine Nachzahlung, denn entweder waren die anteiligen Kosten höher oder niedriger als die geleisteten monatlichen Vorauszahlungen.
Ergibt sich ein Guthaben, so ist, sofern nichts anderes vereinbart oder beschlossen wird, dieses auf die künftigen Vorauszahlungen gutzuschreiben. Im Fall unserer Hausverwaltung zahlen wir auch die Guthaben direkt aus, um so den administrativen Aufwand der Gutschrift auf Vorauszahlungen im SEPA-Lastschriftverfahren zu umgehen. Sofern Sie als Kund*in kein SEPA-Lastschriftverfahren haben, können Sie sich entscheiden, ob Sie weniger Vorschreibungsbeitrag leisten können, bis ihr Guthaben aufgebraucht ist oder aber die Auszahlung des Guthabens wünschen (in letzterem Fall brauchen wir Ihre Bankverbindung und die Zustimmung diese zu speichern).
Ergibt sich eine Nachzahlung, so ist diese gesetzlich innerhalb von 2 Monaten ab Legung der Abrechnung fällig. Zahlen Sie also eine Nachzahlung nicht ein, erhalten Sie 2 Monate nach Abrechnungslegung eine Zahlungserinnerung. Das Erstellen einer gesonderten Rechnung für die Nachzahlung ist gesetzlich nicht vorgesehen, die Abrechnung ist die Rechnung. Sollten Sie als Kund*in ein SEPA-Lastschriftverfahren haben, ziehen wir die Nachzahlung automatisch 2 Monate nach Legung der Abrechnung ein.
Wohnungseigentümerwechsel finden gewöhnlich nicht nur zum Stichtag 1.1., sondern auch während des Jahres statt. Somit würde theoretisch ein bestimmter Anteil an Nachzahlung oder Guthaben auf den/die ehemalige/n Wohnungseigentümer*in fallen.
In der Praxis und lt. Gesetz aber nicht. Jene/r Wohnungseigentümer*in erhält das Guthaben oder muss die Nachzahlung leisten, welche/r zum Zeitpunkt der Fäligkeit Wohnungseigentümer*in ist. Hat in der Abrechnungsperiode also ein Wechsel stattgefunden, ist von Guthaben und Nachzahlung nur der/die aktuelle Wohnungseigentümer*in betroffen. Eine Aufteilung der Kosten nach Tagen oder Monaten ist nicht vorgesehen.
Doch damit nicht genug: Wesentlich ist der Zeitpunkt der Fälligkeit (2 Monate nach der Abrechnungslegung). Wird die Abrechnung für das Vorjahr also gesetzlich richtig am 30.6. gelegt und ergibt sich daraus eine Nachzahlung, ist diese erst in 2 Monaten fällig. Erfolgt innerhalb dieser 2 Monate nun ein Eigentümerwechsel, so muss der/die neue Wohnungseigentümer*in die Nachzahlung leisten – für ein Jahr, indem er/sie gar nicht in der Wohnung gelebt hat. Andererseits kann es aber auch passieren, dass aus demselben Grund ein/e Wohnungseigentümer*in auf sein/ihr Guthaben verzichten muss, weil er/sie zum Zeitpunkt der Fälligkeit nicht mehr Wohnungseigentümer*in war.